A vállalkozásokkal kapcsolatos ügyintézés egyik alapfeltétele, hogy az egyes cégekről az adatok nyilvánosak, mindenki számára elérhetők legyenek. Ezt a nyilvánosságot szolgálja a cégjegyzék, ahol megtalálhatók az adatok minden cégről.
Az ügyintézésekhez szükség lehet arra, hogy a vállalkozás adatait, jellemzőit bizonyítani tudd, amire a cégkivonat szolgál. A cégkivonat tartalmaz minden éppen aktuális adatot a vállalkozásról, nem keverendő össze a cégmásolattal, amely visszamenőleg, a már törölt adatokat is tartalmazza. Amikor cégkivonatra van szükséged, három lehetőséged van:
-
ingyenes cégkivonat
-
hiteles cégkivonat
-
közhiteles cégkivonat
Az ingyenes cégkivonatot a legegyszerűbb beszerezni, ugyanis néhány kattintással letölthető akár az internetről is. Hátránya, hogy semmi nem biztosítja, hogy ténylegesen a legfrissebb adatokat kapod meg, és hivatalos ügyintézéshez gyakran pont emiatt nem is fogadják el. Ha hivatalos vagy hatósági ügyeket szeretnél intézni, akkor hiteles vagy közhiteles cégkivonatra lesz szükséged.
A különbséget a cégkivonat formája jelenti a két lehetőség között, ugyanis a hiteles cégkivonatot szintén le lehet tölteni, elektronikus formában be lehet szerezni, természetesen térítés ellenében. A közhiteles cégkivonat azonban kizárólagosan papír alapú, online ugyan el lehet indítani az igénylési folyamatot több weboldalon is, de papír alapon fog megérkezni a közhiteles cégkivonat.
Ahhoz, hogy el tudd dönteni, hogy neked melyik formátumra van szükséged, azt kell megvizsgálni, amire fel szeretnéd használni. Ha csak azt szeretnéd vele bizonyítani, hogy eljárhatsz egy vállalkozás ügyeiben, akkor legtöbbször a hiteles cégkivonat is megfelelő. Ha már pályázathoz kell mellékelni a cégkivonatot, akkor valószínűleg szükség lesz a közhiteles formára, nem elég az elektronikus formátum.